Uw bedrijf groeit en u heeft meer werk dan u aankunt. Personeel aannemen is een grote stap, maar biedt u ook de kans om te groeien. Maar wanneer is het handig, en kiest u voor tijdelijk personeel of in vaste dienst? Bekijk bijvoorbeeld of het loont om personeel in dienst te nemen. En wat zijn de kosten als u personeel aanneemt? Als u personeel aanneemt krijgt u ook te maken met allerlei regels en risico’s.
Bekijk in de animatie de belangrijkste stappen als u voor het eerst personeel aanneemt.
Als u voor het eerst een werknemer aanneemt, dan moet u zich als werkgever registreren bij de Belastingdienst en bij KVK. Dit doet u zo:
U moet de identiteit van uw werknemer controleren, voordat het werk begint. Bewaar een goed leesbare kopie van het geldige identiteitsbewijs in uw administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Op de kopie van het identiteitsbewijs moeten alle persoonsgegevens staan zoals op het origineel. Het burgerservicenummer (BSN) moet goed zichtbaar zijn op de kopie.
Lees meer bij 'Loonadministratie aanleggen' in het Handboek Loonheffingen.
Als u voor het eerst personeel aanneemt, krijgt u te maken met privacyregels (AVG). Op de website van Autoriteit Persoonsgegevens staat waar u op moet letten, bijvoorbeeld bij screening, werving en selectie en het aanleggen van een personeelsdossier. Bekijk hier de infographic 'AVG voor het mkb: Eerste medewerker aannemen'.
Maak afspraken over arbeidsvoorwaarden, zoals over salaris, werktijden en vakantiedagen. U kunt in een gesprek afspraken maken, maar het is beter om de afspraken op te schrijven. Dit doet u in een arbeidsovereenkomst. Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden al vastgesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor uw branche of sector. Dan kunt u aanvullende afspraken maken. Deze mogen niet tegen de wet of de cao ingaan. Goede secundaire arbeidsvoorwaarden bieden heeft voordelen. Bijvoorbeeld een hogere betrokkenheid van uw medewerker.
De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden gaan over:
U moet uw werknemer goed informeren over meest belangrijke arbeidsvoorwaarden zodat het werk vooraf duidelijk en beter voorspelbaar is.
In het contract staan de rechten en plichten van de werknemer en de werkgever. Lees meer over de verschillende arbeidscontracten op KVK.nl. Met een concurrentiebeding beschermt u uw bedrijf als uw werknemer weggaat. U kunt ook een proeftijd afspreken met uw nieuwe werknemer voor maximaal 2 maanden.
U moet uw werknemer minstens het minimumuurloon of minimumjeugduurloon betalen. Het minimumuurloon geldt voor werknemers vanaf 21 jaar. Voor werknemers tussen de 15 en 21 jaar geldt het minimumjeugduurloon. Ieder half jaar worden de lonen aangepast. Dat gebeurt op 1 januari en 1 juli.
Uw personeel heeft recht op een gezonde en veilige werkplek. Dat staat in de Arbeidsomstandigheden wet (Arbowet). Ook bij thuiswerken geldt de Arbowet. Voor thuiswerken en telewerken gelden soepeler arboregels.
Als werkgever moet u zich laten ondersteunen door een arbodeskundige (bijvoorbeeld een bedrijfsarts of arbodienst).
Zorg dat u alle verplichte gegevens in uw administratie verwerkt voordat uw werknemer begint. Dat geldt vooral voor de gegevens van de loonheffingen, een kopie van de identiteit van de werknemer en de loonstaat. Voor het maken van een loonstaat kunt u een voorbeeld downloaden van Belastingdienst.nl. Als u zelf een loonstaat maakt, moeten daarop dezelfde gegevens staan als op het voorbeeld. Neem extra maatregelen om persoonsgegevens van uw personeel goed te beschermen.
Voor sommige bedrijfstakpensioenfondsen bent u verplicht uw werknemer een pensioenregeling aan te bieden. Is er geen (verplicht) bedrijfstakpensioenfonds voor uw sector, dan kiest u zelf of u uw werknemer een pensioenregeling aanbiedt. U kunt een onafhankelijk adviseur om advies vragen.
Als u personeel aanneemt moet u zich soms houden aan meer voorwaarden binnen uw bedrijf:
Neemt u voor het eerst personeel aan? Of bent u veel tijd kwijt aan personeelszaken? De Personeelswijzer op kvk.nl geeft advies in uw situatie. Bijvoorbeeld wat u moet regelen bij het aannemen van personeel. Of waar u aan moet denken als uw bedrijf groeit.
Het CBS is samen met de Kamer van Koophandel volop bezig met de voorbereidingen van de herziening van de Standaard Bedrijfsindeling(SBI). De verwachting is dat de hernieuwde SBI per september 2025 geïntroduceerd zal worden en stap voor stap zal worden doorgevoerd. Check jouw bedrijfsgegevens in het handelsregister om ervoor te zorgen dat je de juiste SBI-code krijgt toegewezen.
